Gli obblighi del mandatario dal 20 gennaio 2027
Dal 20 gennaio 2027 il Regolamento (UE) 2023/1230 sostituisce la Direttiva Macchine. Per il mandatario — il rappresentante autorizzato — cambia il quadro degli obblighi. Vediamoli, senza giri di parole.
Chi è il mandatario
Il mandatario è la persona fisica o giuridica stabilita nell'Unione che, con un mandato scritto del fabbricante, agisce per suo conto per compiti determinati. È la figura che permette a un fabbricante — anche extra-UE — di avere un riferimento stabile nell'Unione europea, di fronte alle autorità.
La data che conta: 20 gennaio 2027
Il regolamento, pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea il 29 giugno 2023, si applica dal 20 gennaio 2027, sostituendo la Direttiva 2006/42/CE. Da quella data gli obblighi si esercitano secondo il nuovo testo. Non è una scadenza lontana: è il momento in cui il quadro di riferimento cambia per tutti gli operatori economici, mandatario compreso.
Cosa deve fare il mandatario (Articolo 12)
Nei limiti del mandato scritto, il mandatario:
- tiene a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato la dichiarazione di conformità UE e la documentazione tecnica, per almeno 10 anni dalla data di immissione sul mercato;
- fornisce all'autorità, su richiesta motivata, tutte le informazioni e la documentazione necessarie a dimostrare la conformità della macchina;
- collabora con le autorità, su loro richiesta, per eliminare i rischi presentati dalle macchine oggetto del suo mandato.
Cosa non rientra nel mandato
È altrettanto importante sapere cosa non puoi assumerti, perché la norma lo esclude espressamente:
- la stesura della documentazione tecnica dell'Allegato IV: resta al fabbricante;
- gli obblighi sostanziali di progettazione e fabbricazione conforme (articolo 10, paragrafo 1) e la redazione della dichiarazione (articolo 11, paragrafo 1): non sono delegabili.
In altre parole: il mandato riguarda la rappresentanza, la custodia e la collaborazione, non la responsabilità tecnica del prodotto. Il fabbricante resta il fabbricante.
Mandatario, importatore, distributore: ruoli da non confondere
Il regolamento definisce più operatori economici e a ciascuno assegna obblighi diversi. Il mandatario agisce per conto del fabbricante entro un mandato scritto. L'importatore è chi immette sul mercato dell'Unione una macchina proveniente da un paese terzo: ha obblighi propri e più ampi, e non coincide con il mandatario. Il distributore mette a disposizione la macchina sul mercato e deve agire con la dovuta diligenza. Una stessa azienda può, in situazioni diverse, indossare più cappelli — ma gli obblighi seguono il ruolo, non l'azienda.
Per il mandatario la conseguenza pratica è netta: rispondi degli obblighi del tuo ruolo — custodia, informazioni, collaborazione — non di quelli dell'importatore o del fabbricante. Confondere i ruoli, o lasciarli impliciti nel mandato, è il modo più rapido per ritrovarsi a rispondere di qualcosa che non era compito tuo.
Il mandato scritto: mettere i confini nero su bianco
Il mandato deve almeno consentirti di svolgere i compiti dell'articolo 12. Ma conviene andare oltre e definire con precisione cosa il fabbricante ti affida: per esempio se ti delega anche la tenuta del registro dei reclami, che di base è un obbligo suo. Un mandato vago è un rischio concreto: se domani un'autorità ti chiede qualcosa che credevi non ti competesse, il confine deve essere scritto, non interpretato.
Perché "10 anni" e "su richiesta" cambiano il lavoro quotidiano
Tenere a disposizione per dieci anni non vuol dire archiviare e dimenticare. Vuol dire poter esibire, in fretta e per ogni singola macchina, il fascicolo giusto e aggiornato. Con più mandanti e centinaia di fascicoli, il rischio vero non è non avere il documento: è non trovarlo in tempo, o esibirne una versione superata. È la differenza tra una cartella condivisa e una gestione strutturata, dove ogni mandante ha i suoi fascicoli, con storico delle versioni e registro degli accessi.
Cosa fare entro il 2027
- Mappare i mandati in corso e verificarne l'allineamento al regolamento
- Verificare, per ogni macchina, che documentazione tecnica e dichiarazione siano complete e ricevute dal fabbricante
- Definire dove e come conservi (il formato elettronico è ammesso) garantendo integrità e tracciabilità
- Chiarire nel mandato i compiti delegati, registro reclami incluso se previsto
Domande frequenti
Da quando si applica il Regolamento macchine (UE) 2023/1230?
Dal 20 gennaio 2027, in sostituzione della Direttiva 2006/42/CE. Il regolamento è stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea il 29 giugno 2023.
Cosa tiene a disposizione il mandatario e per quanto tempo?
La dichiarazione di conformità UE e la documentazione tecnica, da tenere a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato per almeno 10 anni dalla data di immissione sul mercato, e da fornire su richiesta motivata.
Il fabbricante può delegare al mandatario la stesura del fascicolo tecnico?
No. La stesura della documentazione tecnica di cui all'Allegato IV non rientra nel mandato: resta un obbligo del fabbricante.
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