Istruzioni digitali delle macchine: cosa permette il Reg. UE 2023/1230
Il nuovo Regolamento macchine manda in pensione un'abitudine: il manuale cartaceo per forza. Dal 20 gennaio 2027 le istruzioni per l'uso potranno essere digitali — un QR code sulla macchina e via. Ma le condizioni sono precise, e una in particolare riguarda da vicino chi fa il mandatario.
La novità, nero su bianco
La Direttiva 2006/42/CE non prevedeva espressamente il formato digitale, e nella pratica il cartaceo era la via sicura. Il Reg. UE 2023/1230 cambia registro: le istruzioni e le informazioni che accompagnano la macchina possono essere fornite in formato digitale (art. 10). Non è una tolleranza: è una possibilità scritta nel regolamento, con le sue regole.
Le condizioni per andare in digitale
Il fabbricante che sceglie il digitale deve rispettare tre condizioni:
- indicare come accedervi — sulla macchina stessa oppure, dove non è possibile, sull'imballaggio o in un documento di accompagnamento: tipicamente un QR code o un indirizzo web;
- formato stampabile e scaricabile — l'utilizzatore deve poter stampare le istruzioni, scaricarle e salvarle su un proprio dispositivo, per consultarle in ogni momento: anche quando la macchina è ferma per un guasto e la connessione magari non c'è;
- disponibilità nel tempo — le istruzioni devono restare accessibili online per tutta la durata di vita attesa della macchina e comunque per almeno 10 anni dall'immissione sul mercato.
La carta non è morta: il cliente può chiederla
Il digitale non toglie un diritto: su richiesta dell'utilizzatore al momento dell'acquisto, il fabbricante deve fornire le istruzioni in formato cartaceo, gratuitamente ed entro un mese. Chi vende macchine deve avere un processo pronto per questa eventualità — non è una cortesia, è un obbligo.
Utilizzatori non professionali: la sicurezza resta su carta
C'è poi un limite pensato per chi non è del mestiere. Se la macchina è destinata a utilizzatori non professionali — o può ragionevolmente finire nelle loro mani — le informazioni di sicurezza essenziali per la messa in servizio e l'uso sicuro vanno fornite comunque in cartaceo. Il resto del manuale può essere digitale; la sicurezza di base viaggia con la macchina.
Vale anche per la dichiarazione di conformità UE
Stessa logica per la dichiarazione di conformità: la macchina può esserne accompagnata fisicamente, oppure le istruzioni possono indicare l'indirizzo internet dove consultarla. Se è digitale, deve restare accessibile online per la durata di vita attesa della macchina e per almeno 10 anni dall'immissione sul mercato.
Il punto che riguarda il mandatario
Quel "10 anni" dovrebbe suonarti familiare: è lo stesso orizzonte per cui il mandatario tiene a disposizione delle autorità la dichiarazione di conformità e la documentazione tecnica (art. 12). Istruzioni e dichiarazione fanno parte del corredo documentale della macchina: se l'autorità le chiede, "sono online sul sito del fabbricante" è una risposta che funziona solo finché quel link funziona.
E qui sta il rischio pratico per chi rappresenta fabbricanti extra-UE: siti che vengono rifatti, domini che scadono, aziende che cambiano nome o spariscono. Un link morto non è documentazione disponibile.
Da quando si applica
Le nuove regole si applicano dal 20 gennaio 2027, insieme al resto del Reg. UE 2023/1230. Le macchine immesse sul mercato prima di quella data restano sotto la Direttiva 2006/42/CE. Per chi gestisce fascicoli di più mandanti conviene però prepararsi ora: i mandati firmati nei prossimi mesi copriranno macchine che nasceranno già sotto il regolamento.
Domande frequenti
Posso fornire il manuale solo con un QR code sulla macchina?
Per le macchine destinate a utilizzatori professionali sì, alle condizioni del Regolamento: le istruzioni digitali devono essere stampabili, scaricabili e salvabili, e restare disponibili online per la vita utile attesa e comunque per almeno 10 anni. L'acquirente può però chiedere, al momento dell'acquisto, la versione cartacea gratuita, da consegnare entro un mese.
Per quanto tempo devono restare disponibili online le istruzioni digitali?
Per la durata di vita attesa della macchina e comunque per almeno 10 anni dalla sua immissione sul mercato.
Le macchine per utilizzatori non professionali possono avere solo istruzioni digitali?
No. Se la macchina è destinata a utilizzatori non professionali — o può ragionevolmente essere usata da loro — le informazioni di sicurezza essenziali per la messa in servizio e l'uso sicuro vanno comunque fornite in formato cartaceo.
Istruzioni, dichiarazioni, versioni: tutto nel fascicolo
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